Reservine Docs

Změna termínu a zrušení

Jak přeobjednat rezervaci na jiný termín, zrušit ji a kompenzovat zákazníka voucherem nebo vrácením peněz.

Změna termínu a zrušení

V průběhu podnikání se nevyhnutelně setkáte se situacemi, kdy je potřeba rezervaci přeobjednat na jiný termín nebo ji úplně zrušit. Reservine nabízí nástroje pro obě situace - včetně možnosti kompenzovat zákazníka.

Všechny operace popsané na této stránce provádíte z detailu rezervace, který otevřete kliknutím na rezervaci v kalendáři nebo v tabulce rezervací.

Přeobjednání (změna termínu)

Přeobjednání umožňuje přesunout existující rezervaci na jiný den nebo čas beze změny ostatních údajů (služba, zákazník, zaměstnanec).

Jak přeobjednat rezervaci

  1. Otevřete detail rezervace kliknutím na ni v kalendáři nebo tabulce
  2. Klikněte na tlačítko Přeobjednat
  3. Otevře se výběr nového termínu - časová mřížka podobná té, kterou vidí zákazník při rezervaci
  4. Vyberte nový den a čas
  5. Potvrďte změnu

Po přeobjednání:

  • Rezervace se přesune na nový termín v kalendáři
  • Původní časový slot se uvolní pro ostatní zákazníky
  • Zákazník obdrží notifikaci o změně termínu na svůj email
  • Změna se zaznamená do žurnálu aktivit v detailu rezervace

Přeobjednání nemění stav rezervace - pokud byla potvrzená, zůstane potvrzená i po změně termínu. Zákazník nemusí rezervaci znovu potvrzovat.

Přeobjednání z kalendáře (drag and drop)

Alternativně můžete rezervaci přeobjednat přímo v kalendáři tažením bloku na nový čas. Tato metoda je rychlejší pro jednoduché přesuny v rámci jednoho týdne.

Zrušení (stornování) rezervace

Zrušení administrátorem

Jako administrátor můžete zrušit libovolnou rezervaci:

  1. Otevřete detail rezervace
  2. Klikněte na tlačítko pro změnu stavu nebo přímo na Zrušit
  3. Volitelně vyplňte důvod zrušení - tento důvod se zobrazí zákazníkovi
  4. Rozhodněte o kompenzaci (viz níže)
  5. Potvrďte zrušení

Po zrušení:

  • Stav rezervace se změní na Zrušená
  • Časový slot se uvolní pro ostatní zákazníky
  • V kalendáři se rezervace zobrazí červenou barvou
  • Zákazník obdrží notifikaci o zrušení včetně důvodu (pokud byl zadán)

Zrušení jednotlivých bloků

Pokud rezervace obsahuje více časových bloků (například dvě různé hodiny v jednom dni), můžete zrušit pouze vybraný blok a ostatní ponechat beze změny. To je užitečné, když zákazník chce zrušit jen část své objednávky.

  1. Otevřete detail rezervace
  2. V sekci jednotlivých bloků najděte konkrétní blok
  3. U bloku klikněte na možnost zrušení
  4. Potvrďte zrušení jen tohoto bloku

Zrušení zákazníkem

Zákazník může zrušit svou rezervaci sám, a to dvěma způsoby:

  • Z profilu - přihlášený zákazník najde rezervaci ve svém účtu a klikne na Zrušit
  • Z emailu - v potvrzovacím emailu je odkaz na správu rezervace

Možnost zrušení zákazníkem podléhá stornovacím podmínkám, které nastavíte v administraci (viz níže).

Pokud je zrušení ze strany zákazníka omezeno stornovacími podmínkami (například nelze zrušit 24 hodin před termínem), zákazník tuto možnost v daném okamžiku neuvidí. Stále však může kontaktovat vás jako administrátora.

Kompenzace zákazníka

Pokud rušíte rezervaci z vaší strany (například kvůli nemoci zaměstnance, poruše zařízení apod.), je vhodné zákazníka kompenzovat. Reservine nabízí dva způsoby kompenzace, které můžete zvolit přímo při rušení rezervace.

Možnost 1: Voucher (kredit)

Vytvoření voucheru na danou částku, který zákazník může použít při příští rezervaci:

  1. V dialogu zrušení vyberte Kompenzovat voucherem
  2. Nastavte částku voucheru (může být stejná nebo jiná než cena rezervace)
  3. Potvrďte vytvoření

Zákazník obdrží voucher kód emailem a může ho použít v košíku při příští objednávce.

Možnost 2: Vrácení peněz přes Stripe (refund)

Pokud zákazník platil online kartou, můžete iniciovat vrácení peněz přímo na jeho kartu:

  1. V dialogu zrušení vyberte Vrátit peníze na kartu
  2. Systém zobrazí částku k vrácení
  3. Potvrďte refund

Stripe si za každý refund účtuje poplatky. Poplatek za původní transakci (typicky 1.5-3.5 % + fixní částka) se při vrácení peněz nevrátí. Systém vás na tuto skutečnost upozorní před potvrzením refundu, abyste věděli přesnou částku, kterou zaplatíte.

Kompenzace bez zrušení

Kompenzaci můžete provést i bez zrušení celé rezervace - například když se něco pokazilo, ale služba přesto proběhla. V tom případě použijte správní nástroje v detailu rezervace pro vytvoření samostatného voucheru.

Stornovací podmínky

Stornovací podmínky určují pravidla, za kterých může zákazník sám zrušit svou rezervaci. Nastavíte je v Nastavení vaší pobočky.

Co můžete nastavit

ParametrPopisPříklad
Časový limitJak dlouho před termínem lze zrušit zdarma24 hodin před termínem
Stornovací poplatekČástka nebo procento, které se účtuje při pozdním zrušení50 % z ceny nebo 200 Kč
Automatické vráceníZda se částka při zrušení vrátí automatickyZapnuto/vypnuto

Doporučení pro nastavení stornovacích podmínek

  • Služby s vysokou poptávkou (například víkendy): Nastavte delší časový limit (například 48 hodin) a vyšší poplatek
  • Běžné služby: 24 hodin je standardní časový limit pro bezplatné zrušení
  • Jednorázové akce: Zvažte přísnější podmínky, protože uvolněný slot se obtížně znovu zaplní

I když zákazník nesplňuje podmínky pro bezplatné zrušení, vždy může kontaktovat vás přímo a vy jako administrátor můžete rezervaci zrušit a rozhodnout o kompenzaci individuálně.

Související stránky

Na této stránce

Změna termínu a zrušeníPřeobjednání (změna termínu)Jak přeobjednat rezervaciPřeobjednání z kalendáře (drag and drop)Zrušení (stornování) rezervaceZrušení administrátoremZrušení jednotlivých blokůZrušení zákazníkemKompenzace zákazníkaMožnost 1: Voucher (kredit)Možnost 2: Vrácení peněz přes Stripe (refund)Kompenzace bez zrušeníStornovací podmínkyCo můžete nastavitDoporučení pro nastavení stornovacích podmínekSouvisející stránky